Оформление протокола совещания, рекомендации и образец

Внешний вид документа, описание его полей и содержание

Внешний вид документа, форму его ведения определяет руководитель предприятия или председатель (лицо, проводящее совещание). Все документы и материалы, используемые во время совещания, готовят заранее и оформляют отдельными текстами в виде приложений. На данные приложения необходимо ссылаться во время ведения протокола.

Традиционный бланк протокола можно скачать и заполнить или разработать собственную форму документа.

Протокол совещания делят на три большие раздела:

• заголовочный;
• содержательный (текстовый);
• оформляющий (завершающий).

Правила написания каждого раздела имеет свои особенности.

Протокол совещания — внутренний документ фирмы или предприятия, поэтому скреплять подписи ответственных лиц и руководителя в конце протокола не нужно.

Каждому заседанию и протоколу присваивают отдельный номер, совещания протоколируются обособленно (каждое отдельно).

Заполняется протокол:

• на основе стенограммы совещания;
• на основе аудиозаписи;
• во время ведения заседаний (онлайн).

Для протоколирования во время совещания в присутствии директора используют современные технологии, например, шаблон MindJet Mind Manager. Его можно заполнять на компьютере или ноутбуке постепенно в ходе совещания. Шаблон можно разработать самостоятельно. Он помогает организовать мысли и решения в наглядной форме. В этом случае вы заполняете графы и получаете протокол рабочего, оперативного или стратегического совещания автоматически.

Образцы документов

• Индивидуальный протокол тестирования. Форма N 4
• Итоговый протокол результатов конкурса на право заключения договора подряда на обслуживание жилых домов. Форма N 7
• Итоговый протокол квалификационного экзамена на аттестат аудитора
• Итоговый протокол результатов конкурса профессионального мастерства среди сотрудников органов внутренних дел Российской Федерации на звание «Лучший по профессии
• Итоговый протокол рассмотрения апелляций выпускников IX классов общеобразовательных учреждений Московской области. Форма N 10
• Контрольный протокол проведения серологических исследований
• Образец бланка протокола расширенного заседания Совета Федерального агентства морского и речного транспорта (Росморречфлота)
• Образец бланка протокола заседания правления ОАО «РЖД» и пример его оформления
• Образец бланка протокола рабочей встречи президента ОАО «РЖД» и руководителя субъекта Российской Федерации и пример его оформления
• Образец бланка протокола совещания у президента ОАО «РЖД» и пример его оформления
• Образец бланка протокола Федеральной службы судебных приставов
• Образец выписки из протокола заседания Консультационного совета по промышленно-производственным особым экономическим зонам
• Образец обобщенного протокола лабораторных испытаний аккредитованной испытательной лаборатории (центра)
• Образец оформления краткого протокола в Федеральной службе по надзору в сфере транспорта
• Образец оформления краткого протокола совещания у руководителя Федеральной службы по интеллектуальной собственности, патентам и товарным знакам
• Образец оформления полного протокола Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации
• Образец оформления краткого протокола Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации
• Образец оформления протокола совещания у руководителя Федерального агентства морского и речного транспорта (Росморречфлота)
• Образец оформления протокола согласительного совещания у заместителя руководителя Федерального агентства морского и речного транспорта (Росморречфлота)
• Образец оформления полного протокола заседания Совета Федерального агентства железнодорожного транспорта
• Образец оформления краткого протокола оперативного совещания у руководителя Федерального агентства железнодорожного транспорта
• Образец оформления полного протокола заседания Центральной экспертной комиссии МВД России по режиму секретности
• Образец оформления краткого протокола совещания при начальнике департамента тыла МВД России
• Образец оформления протокола согласительного совещания Минтранса РФ
• Образец оформления протокола Минтранса РФ
• Образец оформления полного протокола в Федеральной службе по надзору в сфере транспорта
• Образец оформления полного протокола
• Образец оформления краткого протокола
• Образец оформления протокола совещания у Министра информационных технологий и связи Российской Федерации
• Образец оформления протокола совещания у статс-секретаря — заместителя Министра информационных технологий и связи Российской Федерации

Правила написания и оформления документа

Протокол собрания учредителей не имеет строго установленного, унифицированного образца, писать его можно в свободном виде. Как правило, на предприятиях имеется шаблон документа, по которому он и оформляется. Основное условие: протокол должен содержать сведения

• о компании,
• дате составления,
• участниках собрания,
• теме (если их несколько, они указываются отдельными пунктами)
• и решении.

Документ можно писать как от руки, так и печатать на компьютер, большой разницы здесь нет, главное, чтобы он обязательно содержал оригинальные подписи всех собравшихся учредителей. Заверять печатью его не нужно – во-первых, он относится к внутренним документам предприятия, во-вторых, с 2016 года юридические лица на законном основании освобождены от обязательства удостоверять свои бумаги оттисками печатей и штампов.

Писать протокол можно как на фирменном бланке организации, так и на стандартном листе А4 формата в том количестве экземплярах, в котором это необходимо.

После проведения собрания, в течение десяти дней каждого его участника следует обеспечить своим экземпляром протокола, а одну копию, заверенную по всем правилам, передать на хранение в архив организации, где она должна содержаться ровно столько, сколько полагается по закону для подобного рода документов.

Оформление

Нередко можно встретить упоминания о том, что протоколы должны вестись на специальных бланках. Так происходит, если подобные встречи проходят в государственных ведомствах, например, в муниципальных органах власти.

В обычных организациях редко вводятся специальные формы для протоколирования. Исключение составляют особые виды совещаний, например, работа совета директоров акционерного общества.

Протокол совещания должен содержать следующие сведения:

1. Обязательные реквизиты:

• дату и номер;
• наименование организации;
• вид документа с указанием мероприятия;
• место проведения собрания.

Также каждый лист нумеруется, чтобы можно было точно проследить ход совещания;

1. Список присутствующих и их роли. Необходимо указать Ф.И.О. и должность специалиста, ведущего протокол, начальника, ведущего совещания, иных участников совещания. Вместо него может быть использован явочный лист, где расписываются пришедшие работники;
2. Если на мероприятии были лица, представляющие другие организации, то их указывают с пометкой «Приглашённые»;
3. Основная часть протокола состоит из 3-х последовательных блоков:

• Слушали. Указывается Ф.И.О. и должность докладчика, основная тема выступления, краткое изложение сведений выступления;
• Выступили. Фиксируется Ф.И.О. и должность лица, которое задавало вопросы или давало комментарии по существу выступления;
• Решили. По результату доклада руководитель даёт поручения или накладывает резолюцию. Решение записывается секретарём подробно, так как оно имеет обязательную силу для сотрудников. Указываются сроки выполнения заданий.

Обратите внимание! Если по решению проводится голосование, то следует записать количество голосов «за», «против» и воздержавшихся без указания фамилий.

1. В конце протокола ставятся подписи секретаря и руководителя совещания. Печать не требуется.

Окончательный вариант документа готовится некоторое время после проведения заседания. Это может занять несколько часов или несколько дней, в зависимости от объёма информации. Далее он подаётся для подписи начальнику, который руководил мероприятием.

После этого протокол рассылается заинтересованным лицам, либо из него делаются официальные выписки с поручениями для конкретных исполнителей.

Специфика проведения виртуальных планерок

С проведением планерок, где все сотрудники физически могут находится в одном кабинете, логически все объяснимо и понятно. Но что делать, когда необходимо провести мероприятие с сотрудниками из другого филиала, находящегося на большом расстоянии, либо с удаленными работниками?

В подобном случае не имеет смысла отменять их проведение, ведь благодаря современным средствам коммуникации, можно обеспечить виртуальное присутствие необходимых лиц. Для проведения можно использовать специальные программы, такие как skype или другие современные программы.

Тем не менее в подобного рода планерках, также есть свои особенности, к которым нужно отнестись с большой внимательностью:

1. Обеспечение стабильного интернета, увеличение скорости соединения. За 15-20 минут осуществить тестовую проверку связи, проверить технические моменты (звук, изображение).

2. При возникновении технических неполадок лучше перенести плановое мероприятие до момента устранения ошибок, если нет срочности для проведения планерки.

3. При проведении совещания, оптимальным вариантом будет использование презентации, с целью более наглядного преподнесения информации.

4. Проверять наличие обратной связи от слушателей, с помощью вопросов, голосований и прочих способов взаимодействия с сотрудниками и участниками беседы.

5. Для каждого вопроса отводить определенное время, с целью более плотного и эффективного проведения совещания. Потому, как односторонний монолог с экрана быстро утомляет и ведет у слушателя к отвлеченности внимания.

Как вести

Протоколирование хода совещания входит в обязанности секретаря руководителя организации. Данная функция может исполняться и другим сотрудником.

До начала совещания секретарю передают список приглашённых и примерный перечень вопросов. Участники представляют тезисы докладов. Это помогает готовить шаблон документа, чтобы ускорить работу по составлению итоговой версии протокола. Если участников много, то желательно завести регистрационный лист, где будут указаны Ф.И.О. явившихся лиц. После начала совещания секретарь зафиксирует окончательный список присутствующих.

Запись информации ведётся секретарём совещания по ходу мероприятия. Для того, чтобы повысить точность протоколирования, используются диктофонные записи. Все слова фиксируются на цифровом носителе, а после воспроизводятся при окончательном оформлении документа.

Если проводится большое собрание с большим количеством участников, то прокол ведут 2 секретаря. Работа сразу двух специалистов над протоколом поможет ускорить процесс, если совещание затянется.

Отдельные реплики, замечания, комментарии, обсуждения вопросов, не относящихся к тематике заседаний, не отражаются в документе. В протоколе фиксируется общий смысл докладов, вопросов и предложений. Точно записываются решения и поручения, которые даёт руководитель отдельным исполнителям.

Обратите внимание! Доклады и вопросы не нужно записывать слово в слово.

Если руководителю понадобится точная информация, то он потребует представить отчёт за подписью ответственного сотрудника. На совещаниях оговаривается положение вещей в целом, поэтому нет нужды в детальной записи. В итоге, в протоколе тезисно отражается ход заседания: обсуждённые темы, поднятые вопросы и принятые решения.

В некоторых случаях руководители организации требуют именно дословной фиксации каждой фразы. Это характерно для совещаний в современных компаниях, где на подобных мероприятиях решается большое количество оперативных вопросов.

Образец протокола школьного родительского собрания

Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва «Аллюр»

ПРОТОКОЛ № 2

г. Москва, 17 сентября 2020 года

Родительское собрание

ПОВЕСТКА

1. Об утверждении Плана работы по профилактике правонарушений учащихся на 2020-2020 учебный год

ПРИСУТСТВОВАЛИ

12 родителей (законных представителей), 5 педагогов, секретарь КДНиЗП Жуклина Т.А., специалист органа опеки и попечительства Фильшина О.И., инспектор ПДН Чурилович Т.Н., директор Иванов И.И., главный бухгалтер Викторова В.В.

ХОД РОДИТЕЛЬСКОГО СОБРАНИЯ

1. Об утверждении Плана работы по профилактике правонарушений учащихся на 2020-2020 учебный год.

Слушали: П.П. Петрова, преподавателя верховой езды. Он предоставил информацию о запланированных мероприятиях.

План работы по профилактике правонарушений учащихся на 2020-2020 учебный год

РЕШЕНО

Утвердить предложенный план.

Председатель собрания: И.И. Иванов

Секретарь: В.В. Викторова

Для чего нужны общие собрания и зачем документировать их проведение

Трудовой коллектив – это не просто определенное количество работников одного предприятия, взаимодействующих друг с другом и внешними субъектами для достижения общих целей. Это отдельный орган, который также как руководство компании и ее административная часть наделен определенными полномочиями. Для того, чтобы коллектив мог принять решение по какому-либо животрепещущему вопросу, требуется собрать его в одном месте и вынести данный вопрос на обсуждение.

Следует отметить, что тема собрания может касаться как одной проблемы, так и сразу нескольких.

Общие собрания позволяют выстроить вертикальную связь между рядовыми сотрудниками предприятия и ее руководством, обеспечить оперативное решение острых внешних и внутрикорпоративных проблем и трудовых споров, создавать и утверждать нормативные акты и документы, а также решать любые другие актуальные вопросы.

Роль протокола в этом процессе также вполне понятна и проста: он последовательно регистрирует все, что происходит на собрании, для письменного отражения мнения или решения его участников. В итоге в дальнейшем этот документ служит основанием для руководства компании при принятии каких-то мер, разработке документов и т.п. действий.

Какие могут быть цели встречи с клиентом

Исходя из того, какая по счету встреча предполагается, поставщик и клиент могут руководствоваться разными мотивами и задачами. Конечная цель известна обоим: совершение сделки по продаже. Но цели помельче могут формулироваться следующим образом:

• Определение готовности клиента к сотрудничеству, заключению договора в принципе.
• Определить круг потребностей, удовлетворение которых преследуется.
• Наметить примерный перечень товаров или услуг из ассортимента компании, подпадающих под интересы.
• Показать товар во всей красе, дать использовать пробники, убедиться в качественности предлагаемой продукции или услуги.
• Получить «обратную связь», выслушать конструктивные отзывы о своем товаре от клиента, подготовиться к аргументированному диалогу.

Совещания в работе секретаря

Каждый секретарь должен знать правила организации и документирования совещаний. Все руководители с той или иной периодичностью либо проводят их, либо принимают в них участие. В профессиональном стандарте «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления» секретарю руководителя предписывается трудовая функция «Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий», а помощнику руководителя – «Организация деловых контактов и протокольных мероприятий». Обе функции требуют как организационной подготовки, так и работы с информацией и документацией – до, в процессе и после совещания.

Насколько часто на практике секретарь будет сталкиваться с совещаниями – зависит от специфики и структуры организации, а также от стиля управления конкретного руководителя и должностных обязанностей самого секретаря. Если деятельность компании предполагает активное взаимодействие с партнерами, заключение большого количества договоров, то совещания с привлечением сторонних представителей будут проводиться постоянно. Причем не обязательно к их организации или документированию привлекают именно секретаря. В крупных компаниях для проведения подобных мероприятий могут создаваться целые подразделения – например, служба протокола.

И если правила проведения подобных совещаний «унифицированы» общепринятой деловой практикой, то порядок организации внутренних совещаний чаще требует разработки предложений и оптимизации.

Секретарь в основном имеет дело именно с такими совещаниями – внутренними, оперативными, проводимыми руководителем для управленческого контроля за работой персонала. Стиль работы руководителя определяет их частоту. Для некоторых топ-менеджеров совещание – основной инструмент контроля, а значит и в должностных обязанностях секретаря эта функция выходит на первый план.

О центре ответственности за подготовку и проведение совещаний

Иногда организовывать совещания поручают сотрудникам структурных подразделений по направлениям деятельности. Например, если речь идет о заседаниях коллегиальных органов. Или если совещание посвящено узкой тематике. Так, за подготовку к совещанию в рамках аудита системы менеджмента качества отвечает отдел менеджмента качества, за ним же обычно закрепляют обязанность по оформлению протокола. Это удобно, так как специалист подразделения, который выступает в роли секретаря совещания, понимает обсуждаемые вопросы. Кроме того, не каждый секретарь может постоянно покидать свое рабочее место, чтобы вести протокол.

Каким бы ни было распределение обязанностей при организации совещаний в организации, для секретаря важно упорядочить эту работу. Если не определен центр ответственности (то есть если нет специального подразделения, курирующего подготовку и проведение совещаний), то будут возникать проблемы

Какие?

1. Проблемы организационного характера: когда не понятно, кто и за что отвечает в вопросах подготовки совещания. В итоге задачи секретарю ставят как топ-менеджеры, так и представители подразделений: составь повестку дня, сделай рассылку, напиши письмо-приглашение в филиалы, забронируй переговорную. Из-за несогласованности действий возникают недоработки. И вот, например, участники совещания оказались не готовы к обсуждению некоторых вопросов, так как вовремя не получили справочные материалы. Руководитель задает вопрос: кто должен был сделать рассылку?

2. Проблемы управления документацией. Отметим общие из них, которые свойственны многим организациям:

• нет единого стандарта документирования совещаний;
• локальные нормативные акты (далее – ЛНА), затрагивающие вопросы проведения совещаний, не согласованы между собой;
• протоколы совещаний разных видов оформляют по-разному;
• не урегулирован вопрос постановки поручений на контроль;
• не налажена система хранения документов к совещаниям.

Для чего требуется протокол?

Протокол нужен для документации работы коллегиальных структур. К примеру, это могут быть комиссии, президиумы, профсоюзы. Бумага составляется на конференциях и совещаниях. За ее оформление отвечает секретарь. Он должен следить за тем, что все сведения зафиксированы правильно. Срок составления протокола – 5 суток с даты заседания.

Основная функция протокола – отражение решений, сроков и ответственных лиц, определенных в ходе мероприятий. Дело в том, что решения, принятые в процессе заседания, могут быть истолкованы по-разному участниками обсуждения. Кроме того, сведения могут быть проинтерпретированы по-разному в дальнейшем. Все эти проблемы и решает протокол. Он твердо фиксирует все необходимые сведения. Если возникнут разногласия в дальнейшем, можно будет просто сослаться на документ.

Протокол является основанием для предъявления требований к исполнителям. На его основании сотрудники будут осуществлять свою работу, исполнять поставленные руководителем задачи.

Документ будет актуальным при возникновении конфликтов. Он исключает проблему искажений. Исполнители не смогут «забыть» о поставленных задачах. Протокол фиксирует актуальное состояние дел и проблем в компании на момент совещания.

Особенно принципиально его наличие, если коллегиальных органов много. Документ облегчает взаимодействие между акционерными обществами, профсоюзами, ассоциациями. Его обязательно нужно составлять при принятии глобальных решений.

Сбор информации

Помимо мотивирующих задач, перед продавцом может стоят задача сбора информации о клиенте. Могут быть выяснены, например, такие вопросы:

• Сфера деятельности.
• Размер организации клиента, годовой оборот активов.
• Существует ли потребность в конкретном товаре и или услуге. Если да, то насколько она сильна и можно ли ее развить.
• Сталкивался ли клиент с конкурентами, использовал ли их товар или услугу. Если да, то что именно его устроило или не устроило.
• Какие качества должен иметь оптимальный для этого покупателя поставщик.

Словом, протокол встречи с клиентом – важная бумага для фиксации предварительных договоренностей, выполнения грамотной работы менеджера любой уважающей себя организации.

Основная часть протокола

Указываются тема, вопросы, по которым проводилось совещание. В случае годовых собраний законодательство определяет ряд вопросов, обязательных к рассмотрению. В остальной части собрания участники вольны в выборе необходимых для решения тем.

Обязательно указывается время начала и завершения регистрации лиц, обладающих правом на присутствие и участие в обсуждении. В этом случае организатор или секретарь проводит процедуру регистрации всех прибывших путем установления личности присутствующих и занесения этих данных в раздел протокола «Присутствовали». Обязательно указывается Ф.И.О. участника, а также занимаемая должность и количество принадлежащих ему голосов. В случае с акционерными обществами также могут заноситься данные об удостоверении личности или выданных доверенностях.

Также в этой части указывается время открытия и закрытия коллегиального собрания, итоги голосования, которые фиксируются по времени подсчета голосов.

При рассмотрении каждого вопроса повестки дня указываются:

• Количество голосов, имеющих право на принятие участия в собрании.
• Количество голосов, принявших участие.
• Число голосов, отданных за разные варианты голосования.
• Формулировка принятых решений.

Далее следует раздел, где фиксируются все основные положения прослушанных выступлений, а также имена лиц, выступавших по каждому вопросу. Информация излагается в виде тезисов, составляющих краткое содержание выступлений.