6 основных реквизитов приказа об утверждении штатного расписания

Основные разделы

Вне зависимости от макета, использующегося для составления графика работы на предприятии, в итоговом варианте документа обязательно должны иметься следующие сведения:

  • порядковый номер внутренней документации;
  • дата составления;
  • полное наименование компании с указанием формы;
  • основные сведения о лице, составившем документ (Ф. И. О., занимаемая должность и т.д.);
  • ссылка на законодательный акт, на основании которого издается официальная бумага;
  • суть распоряжения – утверждение уточнений, вносимых в имеющийся график;
  • порядковый номер изменяемого распорядка и дата его утверждения;
  • дата ввода в действие новой версии графика;
  • собственноручная подпись лица, составившего документ;
  • собственноручная подпись руководителя.

Нередко в компаниях бывают ситуации, когда руководитель наделяет конкретного работника полномочиями на разработку и издание внутренней локальной документации. Если описываемая бумага издается таким лицом, то для ввода документа в действие наличие подписи руководителя на нем необязательно.

Структура приказа

Приказ об утверждении расписания имеет следующие конструктивные особенности:

  • Полное наименование предприятия, в том числе и организационно-правовая форма.
  • ИНН, КПП, ОКПО и другие реквизиты, а также адрес и контактные телефоны компании.
  • Местоположение главного управления предприятием.
  • Дата составления и номер распоряжения.
  • Порядковый номер распоряжения, согласно очерёдности внутреннего документооборота.

  • Содержание распорядительного акта включает следующие пункты:

    • количество штатных единиц;
    • итоговая сумма денежных средств, выделенных на оплату труда;
    • дата вступления в силу нового расписания, а также номер документа;
    • фамилия и инициалы должностного лица, отвечающего за составление;
    • наименование отделов и подразделений, если документ оформляется конкретно для них, а не компании в целом:
    • число страниц расписания.
  • Дата и номер утверждаемого расписания (приложение).
  • Инициалы, должность и подпись руководителя организации.

На какой период составляется?

Ответ на поставленный вопрос довольно однозначен. Всё зависит от того насколько существенны изменения, которые следует закрепить в расписании.

Данный документ составляется, по сути, при возникновении необходимости – изменения количества сотрудников в штате или иных обстоятельств, и не требует соблюдения строгой периодичности оформления. Тем не менее, в большинстве случаев, данный документ составляется один раз в год.

Кто утверждает документ в ООО?

ООО (общество с ограниченной ответственностью) – это форма организации предприятия, участниками которого являются учредители. Бытует ошибочное мнение, что учредители имеют право на утверждение ШР предприятия. Такой вариант возможен только тогда, когда данный пункт прописан в Уставе компании.

В противном случае, процедура утверждения имеет аналогичный алгоритм действий, как и в любой другой организационно-правовой форме компании.

Процедура утверждения приказа о расписании в школе

Школа – это муниципальное общеобразовательное учреждение, которое имет совершенно иную структуру организации, чем рассмотренные ранее примеры юридических лиц.

Так, например, в большинстве случаев ШР оформляется на календарный год, то в школе, данный период ограничивается учебным годом, продолжительность которого составляет временной промежуток — с сентября по июнь.

Пример для школы

При составлении ШР в школе следует использовать такие документы, как:

  • Устав общеобразовательного учреждения.
  • Бумаги, определяющие структуру и численность штатных единиц.
  • Типовые документы.
  • Расчёт размера заработной платы, включая надбавки, на каждого сотрудника.
  • Смета.

ШР в обязательном порядке должно отражать информацию о сотрудниках, трудящихся по совместительству. Данная категория указывается равно с основными работниками.

Также необходимо уделить особое внимание специфическим особенностям учебной деятельности. Так, например, у школы может возникнуть потребность в дополнительных специалистах, в связи углублённым изучением некоторых предметов

В обратном случае, составление Т3 – обязательства, которые необходимо выполнить.

Большинство решений в школе принимается путём издания распоряжений. Этим вопросом занимается отдел кадров или бухгалтерия.

Приказ, в обязательном порядке, должен содержать стандартные сведения:

  • Наименование.
  • Вид распоряжения.
  • Номер и дату составления.
  • ФИО и подпись директора общеобразовательного учреждения.

В расписании обязательно следует отразить любые изменения, касающиеся изменений количества штатных сотрудников, должностей или размера заработной платы и др.

Форма и особенности приказа в 2020 году

Наличие штатного расписания является обязательным требованием абсолютно для всех хозяйствующих субъектов, если в них привлекаются сотрудники для исполнения своих профессиональных функций и обязанностей. Более того, необходимость наличия штатного расписания возникнет даже в том случае, если фактически штат предприятия будет состоять всего лишь из одного сотрудника, например, руководителя данной компании.

Такой документ, как штатное расписание, можно назвать и своеобразным бюджетном любой организации. Именно с помощью него работодатель сможет осуществить действительно грамотное планирование расходов на будущий годовой период, примерное прогнозирование прибыли и т.д.

В большинстве случаев, составление штатного расписания осуществляется один раз в год, на следующий годовой период. Исключением здесь будут являться только предприятия малого бизнеса. Они могут составлять данный документ значительно реже.

Как уже было сказано выше, после разработки очередного проекта штатного расписания, готовый документ необходимо будет утвердить в официальной форме. Для этого уполномоченным лицом создается соответствующий приказ. В большинстве случаев данная процедура проводится непосредственным руководителем предприятия. Если он отсутствует, эти полномочия могут быть переданы другому лицу, например, его заместителю.

Еще одним важным нюансом будет являться и тот факт, что готовый проект штатного расписания необходимо будет согласовать с профсоюзным органом, если таковой функционирует в конкретной организации. В полномочия данного органа будет входить внесение определенных протестов, если, например, в штатном расписании будут обнаружены некоторые противоречия действующим нормам, нарушения прав сотрудников и т.д.

Если говорить о правилах, которые действуют в 2019 году, можно отметить, что процедура утверждения штатного расписания проводится в стандартном порядке. Сначала проект данного документа готовится ответственными лицами. В большинстве случаев данные обязательства возлагаются на кадровых работников. Если штатное расписание составляется ими уже не в первый раз, то они, безусловно, должны ориентироваться на предыдущий документ. Вполне возможно, что никаких изменений в него вообще вносить не нужно. В таком случае ответственным лицом меняется лишь год, на который составляется штатное расписание, а все остальные сведения остаются без изменений.

Для придания полноценной юридической силы на готовом штатном расписании уполномоченным лицом обязательно должна быть проставлена соответствующая отметка. Как правило, она выглядит в виде надписи: «Утверждено». Здесь же должна присутствовать ссылка и на ранее составленный приказ об утверждении. Для этого на расписание необходимо поместить регистрационный номер документа, а также дату его составления.

Только после выполнения всех вышеуказанных этапов процедура утверждения штатного расписания будет закончена

Однако здесь ответственному лицу необходимо позаботиться о выполнении еще одного важного действия, а именно – ознакомлении каждого сотрудника с созданным и утвержденным документом. Для этого желательно создать отдельное приложение, на котором все служащие поставят свои личные подписи, подтверждающие факт ознакомления

Только в этом случае работодатель, при появлении подобной необходимости, сможет доказать, что он действительно выполнил все свои обязательства надлежащим образом.

Порядок сокращения должностей

Вносить изменения в ШР потребуется и в случае сокращения штата (убираются определенные должности) или численности (сокращаются отдельные сотрудники). Согласно ст. 180 ТК РФ предупредить сотрудников о предстоящем расторжении трудового контракта по п.2 ст. 81 ТК РФ необходимо за 2 месяца до него. Делается это посредством вручения уведомления о сокращении штата.

В это же время необходимо издать распоряжение, в котором должен быть представлен список всех сокращаемых должностей либо сотрудников, а также еще один приказ — об утверждении нового ШР, или это может быть один документ, куда будет внесен пункт об утверждении нового ШР. Оно вводится в работу после расторжения трудовых договоров.

Внимание! Изменять ШР в данном случае нужно обязательно, поскольку именно оно позволит подтвердить, например, проверяющим из трудинспекции, факт отсутствия рабочих мест в организации и законность увольнения сотрудников

Образец приказа о сокращении численности

ООО «Афродита»

Приказ №96

г. Сарапул

15 мая 2020 года

О сокращении численности сотрудников компании

В связи с уменьшением в компании объемов производства

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. С 1 июля 2020 года сократить в ООО «Афродита» такие должности:
— программист, в количестве 2 шт. единиц;
— веб-дизайнер, в количестве 1 шт. единицы.
2. Менеджеру по персоналу Николаевой Е.А. известить работников ООО «Афродита» о предстоящем расторжении трудового договора с ними в связи с сокращением отдельных штатных единиц и предложить им имеющиеся в организации вакантные должности.
3. Менеджеру по персоналу Николаевой Е.А. совместно с помощником юриста Романовой А.П. к 1 июля 2020 года оформить процедуру сокращения отдельных штатных единиц в порядке, установленном трудовым законодательством.
4. Менеджеру по персоналу Николаевой Е.А. к 1 июля 2020 года составить новое штатное расписание для ООО «Афродита».

Основание: решение учредителей от 15 мая 2020 года.

Генеральный директор: Симонов / Р.О. Симонов

С приказом ознакомлены:

Менеджер по персоналу: Николаева / Е.А. Николаева
Помощник юриста: Романова / А.П. Романова

О штатном расписании

Такой локально нормативный акт, как штатное расписание обязателен только в случаях, когда в компании используется наемный персонал. ТК РФ требует, чтобы суммы, отраженные в трудовом контракте по оплате труда, соответствовали действующему на предприятии штатному расписанию.

Данный акт применяется также с целью планирования, так как его данные используются при составлении бюджета по расходам на зарплату в будущем. Он же обосновывает затраты на оплату труда в целях налогообложения.

Многие компетентные органы при проведении контрольных мероприятий в сфере труда, часто запрашивают именно этот документ. В его разработке участвуют разнообразные специалисты предприятия — кадровые работники, юристы, экономисты и т. д.

Росгосстатом специально для данного бланка разработана стандартизированная форма Т-3. Каждый субъект бизнеса может применять либо ее, либо разрабатывать на ее основе собственный документ.

Внимание! Когда с будущим работником составляется трудовой контракт, размер оплаты труда по нему берется из соответствующей данной профессии графы штатного расписания. В штатном расписании содержится не только информация о зарплате, но также данные о потребности предприятия в работниках по определенным профессиям

В штатном расписании содержится не только информация о зарплате, но также данные о потребности предприятия в работниках по определенным профессиям.

Штатное расписание у индивидуального предпринимателя и его необходимость

Для успешной деятельности индивидуального предпринимателя нужно ли ему составлять штатное расписание

Упоминается положение о штатном расписании в Трудовом кодексе РФ, статья 57. Из этого определения следует, что если работодатель (индивидуальный предприниматель) использующий наёмный труд, заключил с работником договор, в котором определяется должностные функции или специализация работника, то в его распоряжении должно иметься штатное расписание.

В том случае, если предприниматель в трудовом договоре с наёмным рабочим оговаривает конкретную сферу его деятельности, описывает точную его работу, штатное расписание у индивидуального предпринимателя не обязательно.

Кроме того статья 57 указывает на наличие «штатного расписания организации», формулировки относительно предпринимателя нет. Требования о наличии штатного расписания у индивидуального предпринимателя может предъявить федеральные инспекционные трудовые органы, определив этот факт как нарушение трудового законодательства.

Опыт деятельности индивидуальных предпринимателей устанавливает оформление штатного расписания если:

  • число наёмных рабочих более трёх человек;
  • должностные обязанности сотрудников фиксируются договором, определяющим его должность, профессию, специальность;
  • необходима чёткая структуризация штата, распределение должностных обязанностей работников.

В случаях если штатное расписание у индивидуального предпринимателя отсутствует, но в трудовых договорах есть определение на какие должности или специальности работники приняты, этот факт не допускает препятствия выполнения сотрудником его трудовых обязанностей. Трудовой договор считается действительным, не смотря на то, что штатное расписание у индивидуального предпринимателя отсутствует.

Приём работника предпринимателем на должность не входящую в штатное расписание его компании должен считаться действительным в соответствии с условиями заключёнными трудовым договором.

Если штатное расписание у индивидуального предпринимателя не составлено, то в процессе его деятельности могут появиться затруднения:

отсутствие возможности сокращение рабочих единиц, то есть сократить штат работодатель может, но в спорных моментах обосновать документально правомерность своих действий не сможет.

Для составления штатного расписания индивидуальный предприниматель может воспользоваться формой УФ Т-3. Но допускается применение своей разработанной формой.

Индивидуальный предприниматель единолично устанавливает все наименования в штатном расписании (должности, профессии, специальности). Исключение составляют случаи, если выполняемые работы связаны с особыми случаями: предоставление льгот, ограничений. В этом случае все требования к этим специальностям, профессиям должны быть такими, как указано в квалификационных справочниках.

Справочники считаются общепринятыми и существуют только три справочника:

  • ЕТКС – Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих;
  • ЕКС — Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих;
  • ОКПДТР – Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.

При нарушении индивидуальным предпринимателем существующих положений и игнорирование указанных квалификационных справочников при составлении штатного расписания, трудовым законодательством в судебном порядке будут восстановлены прав наёмных рабочих.

Правильно выполненное штатное расписание в графе «количество штатных единиц» должно содержать цифровую запись неполной штатной единицы (если таковая содержится в компании) в долях .

Столбец «надбавки», содержащий данные по надбавкам, установленным сотрудникам, должен быть заполнен в соответствующих размерах :рубли, проценты или коэффициенты.

Подведение итогов по заработной плате (графа «итог») работодателем может быть выполнен только после того, как ставка по тарифам и надбавки будут приведены к одному выражению, в один период времени.

Утверждение штатного расписания

Утверждение штатного расписания возлагается на самого предпринимателя, которое он оформляет в виде приказа.

В приказе индивидуального предпринимателя отсутствует печать.

Работодатель вправе изменять штатное расписание по своему усмотрению любое количество раз.

Полезные статьи:

Какую информацию содержит путевой лист такси индивидуального предпринимателя Временное приостановление деятельности индивидуального предпринимателя Арест имущества индивидуального предпринимателя, его причины и условияПоделиться

Как правильно заполнить форму Т-3 кадровому работнику

Бланк штатного расписания состоит из двух частей: вводной и основной (табличной). Рассмотрим, как заполнить каждую из них.

Вводная часть

Первым делом указывают название компании. Оно должно соответствовать тому, которое вписано в свидетельство о регистрации. Если «имя» содержит латинские буквы или слова, то такое и нужно указывать. Если в регистрационном документе присутствует краткое и полное название, то в ШР можно внести любое из них.

Далее пишут код по ОКПО, номер документа и дату его составления. Потом следует указать период функционирования. Обычно пишут только дату утверждения, потому что дата окончания бывает не всегда известна, поскольку расписание может подвергаться изменению путем создания нового документа в процессе работы компании.

Основная часть

В этой части располагается таблица. Рассмотрим, как правильно заполнить каждую графу из 10.

Графа 1. Сюда нужно вписать название структурного подразделения. К таковым относятся цеха, отделы, филиалы. Указывать в документе подразделения удобнее в иерархическом порядке. Например, прежде всего указать администрацию, юридический отдел, бухгалтерию, кадровую службу, то есть те отделы, которые занимаются общим руководством. Далее вносят отделы, которые осуществляют главные задачи предприятия, например, производственный, отдел продаж и т.д. В последнюю очередь вписывают подразделения, выполняющие вспомогательные задачи или задачи обслуживающего характера. К примеру, это склады, отдел снабжения.

Графа 2. Нужно ввести код структурного подразделения. Номер присваивает работодатель. Стандартно это делается так: основному отделу присваивают код «01», отделам, которые входят в его состав, — коды «01.01», «01.02» и т.д. Таким способом можно обозначить место отдела в общей иерархической системе компании или предприятия.

Графа 3. Здесь располагают сведения о должности гражданина, разряде, квалификации. Если можно подобрать название должности в соответствии с ОКПДТР (расшифровывается как Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов), то лучше выбрать именно его. Так как он функционирует с 1994 года, то многие профессии и должности устарели, а новые не введены.

Выбирать название из данного справочника обязательно следует в том случае, если работнику положены какие-либо гарантии: льготы, компенсации и т.д. В противном случае они не будут предоставлены.

Графа 4. Здесь для каждой должности нужно отметить число штатных единиц. Если в компании практикуется работа по совместительству, то число указывается в форме десятичных дробей: 0,25, 0,5, 0,75, 1,25 и т.д. Разберем пример: в фирме числятся 2 дизайнера, один — на полную ставку, второй — совместитель на полставки; в этом случае в ШР пишут — 1,5 штатные единицы.

Кроме того, в ШР можно добавить и свободные должности. Если предполагается расширение штата, то их можно занести в документ заранее, чтобы в будущем не вносить в него коррективы.

Графа 5. В этом поле нужно указать тарифную ставку для каждой должности, то есть зарплату за месяц.

Графы 6-8. Сюда вносят данные о существующих надбавках в организации. Таковыми могут считаться премии, доплаты, выплаты стимулирующего и поощрительного характера. В отдельных случаях их может устанавливать сам работодатель, а в некоторых они уже введены ТК РФ: различные надбавки за количество отработанных лет, за вредность и т.д. Объемы надбавок могут быть фиксированными или выражаться в процентах от оклада.

Графа 9. В этой графе требуется отметить общую сумму, которая вычисляется путем сложения граф с пятой по восьмую по каждому из персонала на конкретных должностях.

Графа 10. В ней указывают примечания, если таковые имеют место. Сюда можно вписать реквизиты приказов по кадровому составу и пр.

Строка «Итого» в конце таблицы должна содержать общее количество штатных единиц хозяйствующего субъекта и месячный зарплатный фонд (общая сумма по девятой графе).

В конце ставят свои подписи руководитель отдела по персоналу (может называться по-другому) и главный бухгалтер предприятия или компании. Печать ставится по желанию руководства.

Остались вопросы по заполнению документа? Ответим на ФОРУМЕ!

Порядок утверждения штатного расписания в 2019 году

Штатное расписание становится обязательным для хозяйствующего субъекта, если он привлекает наемных работников по трудовым соглашениям. Его необходимо составлять, даже если в компании единственный сотрудник — ее директор.

Нормы трудового права требуют, чтобы оплата труда, отраженная в штатном расписании соответствовала суммам, начисляемым сотрудникам за их труд.

Важное значение придается данному акту, если на предприятии осуществляется планирование, бюджетирование и т. д

Ведь штатное расписание – это бюджет компании по расходам на оплату труда. Также штатное расписание позволяет обосновать с экономической точки зрения расходы на оплату труда в целях исчисления налогов.

В штатном расписании отражается информация о количестве работников каждой специализации, которые необходимы организации для осуществления ее деятельности.

Внимание: при большинстве проверок контролирующие органы запрашивают этот акт, что подробнее узнать о структуре компании, количестве сотрудников, а также расходах на оплату труда.

К его созданию могут привлекать многие специалисты компании — инспекторы ОК, юристы, экономисты и т. д.

Органами статистики для штатного расписания создана специализированная форма Т-3, которую применяют на практике многие организации. Однако, есть и такие субъекты хозяйствования, которые могут создавать на ее основе собственные бланки.

Главное требование норм трудового законодательства — это соответствие наименования профессии работника, отраженного в заключенном контракте, а также сумм оплаты труда аналогичным сведениям, указанным в штатном расписании.

Принято штатное расписание вводить на один год по календарю. Но субъекты, которые относится к представителям малого бизнеса, могут его разрабатывать на несколько лет.

Внимание: подготовленный документ необходимо согласовать с представителями профсоюзного органа, если он создан и действует в организации. Только того, как проект штатного расписания прошел согласование, можно приступать к вводу его в действие.. Многие организации предпочитают вводить штатное расписание в действие путем издания распоряжения руководителя об этом

Приказ составляется отделом кадров, после чего отправляется руководителю на подписание и регистрацию. При данном способе штатное расписание является приложением к данному распоряжению руководителя

Многие организации предпочитают вводить штатное расписание в действие путем издания распоряжения руководителя об этом. Приказ составляется отделом кадров, после чего отправляется руководителю на подписание и регистрацию. При данном способе штатное расписание является приложением к данному распоряжению руководителя.

Для придания расписанию юридической силы, на нем проставляется гриф «Утверждено», а также фиксируются реквизиты приказа — его номер и дата.

После того как этот документ получает официальный статус, с его содержанием необходимо ознакомить каждого сотрудника. Для этого используются ознакомительные листы или производится проставление визы в специальном журнале.

Штатное расписание требуется для работы многим отделам, поэтому заверенные копии могут находиться у широкого круга специалистов.

Важно: как только вводится в действие новое штатное расписание, в приказе на его ввод желательно отразить, что предыдущий локальный акт признается утратившим свою силу.

Когда нужен приказ об утверждении штатного расписания (ШР)

Утвердить новое ШР на календарный год можно, как в конце уходящего года, так и в начале текущего. При этом, необходимо учитывать следующие моменты:

  1. Во-первых, величина базовых (должностных) окладов по некоторым категориям профессий привязана к МРОТ, поэтому надо дождаться официального сообщения об утверждении МРОТ в регионе на наступающий год и индексации окладов исходя из уровня инфляции.
  2. Во-вторых, надо ожидать правки законодательных норм, регулирующих условия работы, наименования должностей и прочие изменения в трудовом сегменте, чтобы составлять ШР на календарный год с учетом нововведений.
  3. В-третьих, ШР, обычно, составляют после утверждения финансово-производственных планов на очередной год. Например, для учебного заведения ШР на будущий учебный год составляется, обычно, в мае, а для новых предприятий — утверждается при регистрации фирмы.

Периодичность изменения ШР устанавливается внутриведомственными положениями и его утверждение, как отмечалось выше, осуществляется приказом директора предприятия.

Если предприятие работает стабильно, то ШР, обычно, остается без изменений численности, в крайнем случае, вносятся небольшие корректировки. В любом варианте, для подтверждения ШР издается приказ, с отображением изменений размера вознаграждения персонала за выполняемую работу с учетом коэффициента инфляции, утвержденного Правительственным Постановлением РФ.

Важность издания такого приказа имеет значение при проверках налоговыми и прочими службами. Также ШР может понадобиться для судебных структур, при жалобах работников по неправомерному их увольнению

В каких случаях необходим приказ

Внося поправки в штатку, руководитель контролирует структуру предприятия, численность штата и его материальное обеспечение. Приказ о внесении поправок работодатель вправе издать при необходимости в любой момент своей деятельности. Допускается:

  • исключить вакантные должности или целые подразделения компании в связи с организационными изменениями;
  • ввести новые единицы, если необходимо расширение производства, реализации или увеличение объема оказываемых услуг;
  • сократить занятые единицы в связи с сокращением численности или штата организации (индивидуального предпринимателя);
  • изменить оклады;
  • переименовать подразделения или должности;
  • исправить допущенные ошибки.

Решение об этом принимает руководитель, и оно обязательно оформляется специальным распоряжением.

Поправки в ШР делаются двумя способами:

  • внесением изменений в старый документ;
  • утверждением нового ШР.

Рекомендуется учитывать, что сроки от издания распоряжения до его вступления в силу варьируются в зависимости от вносимых поправок. Эти сроки определены Трудовым кодексом РФ. Если в результате меняются условия труда по инициативе работодателя, сотрудника уведомляют за 2 месяца (

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector