6 ключевых элементов акта об уничтожении документации по предприятию

Содержание:

Когда и для чего используют ТОРГ-15

ВАЖНО!
Виновный работник возмещает потери организации за счет собственных доходов. Если виновное лицо не установлено, ущерб списывают и отражают на внереализационных расходах предприятия.. Процедуру списания проводит специальная комиссия (назначается отдельным приказом)

В комиссию входит руководитель (он становится председателем комиссии), материально ответственные сотрудники и другие служащие. При необходимости привлекаются представители санитарных надзорных органов. В ТОРГ-15 следует отразить всех членов комиссии с указанием их должностей

Процедуру списания проводит специальная комиссия (назначается отдельным приказом). В комиссию входит руководитель (он становится председателем комиссии), материально ответственные сотрудники и другие служащие. При необходимости привлекаются представители санитарных надзорных органов. В ТОРГ-15 следует отразить всех членов комиссии с указанием их должностей.

Комиссия указывает причину порчи, стоимость ущерба и отражает выявленные дефекты. Кроме того, необходимо определить возможность дальнейшего использования товаров, материалов, ценностей. Варианты таковы:

  • продажа по фактической стоимости;
  • уценка;
  • утилизация и проч.

Если товарно-материальные ценности потеряли потребительские свойства лишь частично, их уценивают с возможностью дальнейшей реализации. В акте о порче фиксируют две стоимости — до и после уценки. Отдельно отражают величину такой уценки.

Если ТМЦ полностью испорчены и потеряли потребительские свойства, их нельзя реализовывать. В таком случае в дополнение к акту о порче оформляют ТОРГ-16 — акт о списании товаров.

У бухгалтера есть возможность сделать ТОРГ-15 в 1С — в базе «Бухгалтерия предприятия». Это внешняя печатная форма, которая формируется для документа «Списание товаров». К примеру, в ПО «Управление торговлей 10.3» акт оформляется с уже заполненной стоимостью ТМЦ. Для подключения актового регистра необходимо добавить его в справочник «Внешние печатные формы».

Шпаргалка делопроизводителя

Документы с течением времени теряют свою значимость и актуальность. Хранить их все невозможно, поэтому периодически от них нужно избавляться. Помимо нехватки места, сложности возникают с поиском документа, с их обработкой, ориентированием в пространстве архива и других помещений.

Хорошо, если в организации есть архивист, который способен разобрать документы по срокам хранения, правильно отобрать те, которые нужно уничтожить и провести процедуру уничтожения документов.

Давайте вместе разберемся как это сделать без ошибок с первого раза.

Как облегчить процедуру уничтожения документов?

  1. Вести номенклатуру дел организации.

    Как правильно составить номенклатуру дел>>

  2. Распределить документы в дела в соответствии с номенклатурой.
  3. Вести описи дел постоянного и временного срока хранения.
  4. Своевременно сдавать дела в архив.

Образец внутренней описи документов>>

Проводить ежегодную инвентаризацию дел в архиве на предмет окончания сроков хранения документов.

Если в организации все это делается, процедура уничтожения документов не займет много времени. Если нет, то будет сложнее. Нужно составить номенклатуру дел, определить сроки хранения документов, распределить документы по делам, составить внутренние описи к документам. После проведения этой работы станет понятно какие документы подлежат уничтожению.

Каким нормативным документом определяются сроки хранения документов?

Сроки хранения документов с 2000 до 2010 года определяются Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения.

Сроки хранения документов с 2010 года определяются Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

Порядок уничтожения документов:

  1. Создать экспертную комиссию. Она устанавливает окончание срока хранения документов, готовит акт о выделении документов на уничтожение и на его основании подготавливает документы.
  2. Отобрать дела из архива, у которых закончился срок хранения в соответствии с Перечнем и потерявших свою практическую ценность. В идеале следует проводить полистную проверку дел, чтобы исключить уничтожение нужных документов. На практике проведите хотя бы выборочную проверку, просматривая первые и последние даты документов в деле, ценность самих документов.
  3. Отобрать дела из структурных подразделений, у которых закончился срок хранения в соответствии с Перечнем и потерявших свою практическую ценность. В идеале дела структурных подразделений отбирают делопроизводители отделов и приносят работнику архива. Он проводит контрольную проверку дел.
  4. Подготовить акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Чтобы правильно подготовить акт, выделите дела с одинаковым наименованием, посчитайте количество каждого, затем в акте указываем крайние даты дел (первое и последнее). Расположение дел в акте — как в номенклатуре дел организации. Перед уничтожением проследите, чтобы дела совпадали с количеством дел в акте.

Образец акта о выделении документов к уничтожению, не подлежащих хранению>>

Срок хранения акта о выделении документов к уничтожению — постоянно.

Затем дела передаются на уничтожение. Организация может справиться самостоятельно с небольшим объемом документов. Для больших объемов нанимают специализированные организации, куда передают дела по накладной. После ликвидации документов необходимо оформить акт уничтожения документов. Его оформляет организация, уничтожившая документы. Акт составляется произвольно, но в нем в обязательном порядке фиксируется состав комиссии, проводившей уничтожение документов, дата, затем акт подписывается членами комиссии, утверждается руководителем организации, проводившей уничтожение.

Специализированные на уничтожении документов организации предоставляют такие функции, как запись на видео процесса уничтожения документов, присутствие лиц организации во время процедуры, оформление акта уничтожения, документы утилизируют вместе со скрепками, файлами и папками.

Способы уничтожения документов для бумажных документов — это шредирование и сжигание. Электронные документы уничтожаются путем перезаписи на жестком диске, электромагнитным излучением, физическим уничтожением носителя информации.

Образец акта о выделении документов к уничтожению, не подлежащих хранению>>

Уничтожение отдельных категорий товаров

Переработка разных видов отходов имеет свои нюансы. Подготавливаемые документы могут иметь дополнительные пункты, необходимые для качественного оформления бумаг.

Транспортное средство и материальные ценности

Например, при транспортировке автомобиля на утилизацию владелец сам доставляет машину в место назначения или же договаривается с исполнителем о доставке транспортного средства. Разница будет заключаться в дополнительной оплате за услугу перевозки, так как автомобиль является имуществом нанимателя. Договор в любом случае составляется между собственником, который желает избавиться от автомобиля, и исполнительной компанией или дилерским центром. Подобная ситуация может возникнуть и с мебелью, которая нуждается в вывозе.

Пример оформления акта:

Уничтожению материальных ценностей предшествует инвентаризация, где обнаруживаются и после подвергаются списанию испорченные товарно-материальные ценности. Как и в других случаях, единой формы оформления бланка нет. Организация вправе самостоятельно разработать документ. В нём указывается перечень непригодных товаров и способ совершения акта.

Образец акта утилизации материальных ценностей:

Пищевые отходы

Причин непригодности продуктов питания может быть несколько. Среди них наиболее частые:

  • нарушение правил транспортировки продукта;
  • окончание срока годности товара;
  • несоответствие нормам качества продукта;
  • нарушение условий сохранности.

При списании пищевых продуктов предполагается внеплановая инвентаризация. При этом для оформления документа используется форма ТОРГ-16. Бланк необходимо заполнять в нескольких экземплярах, которые затем должны храниться у ответственного лица и бухгалтерии.

Образец оформления представлен ниже, также можно бесплатно акта утилизации продуктов питания в интернете готовым файлом.

Статья написана по материалам сайтов: assistentus.ru, glavkniga.ru, vtothod.ru. «

Разберем порядок заполнения формы на примере. Допустим, что ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» приказом руководителя создало комиссию по утилизации, которая состоит из четырех человек:

  • Иванов И.И. – председатель комиссии;
  • Петров И.Н. – секретарь;
  • а также Смирнов Е.Г. и Погодин Д.Н.

По результатам экспертизы, комиссия решила утилизировать все накопившиеся банковские выписки за 2009 и 2010 год.

Шаг 1. Заполним «шапку» формы: наименование организации, номер акта, место составления.

Шаг 2. Заполним строки ниже. Строка «Название фонда» заполняется при уничтожении документации в архиве.

Шаг 3. Заполним табличную часть:

  • укажем порядковый номер в хронологической последовательности;
  • укажем заголовок дела — необходимо внести названия бумаг, если они однородны, то их можно внести в один порядковый номер. В нашем случае заголовком будет «Банковские выписки»;
  • заполним крайние даты — это даты окончания срока действия бумаг, в примере — 2009 и 2010 годы;
  • номера описей необходимо поставить, если при передаче дел в архив создавалась опись. В нашем примере графа остается пустой;
  • далее указывается номер дела, который присвоен в номенклатурном перечне;
  • запишем количество единиц хранения. В нашем примере — «1 папка»;
  • укажем срок хранения документации и номера статей по перечню.

Шаг 4. Укажем, как организация будет ликвидировать документацию. Она может быть уничтожена самой организацией или передана для уничтожения специализированной компании.

Шаг 5. Укажем необходимые подписи в акте.

Образец акта списания документов на уничтожение заполнен.

Как правильно составить акт об утилизации основных средств – образец заполнения и правила оформления

25 августа 2021      Документы

Утилизация основных средств проводится в случае полного демонтажа оборудования, но только после списания.

Для этого необходим приказ руководителя предприятия, а также специальный акт о передаче списанных объектов.

Утилизация проводится только после списания основных средств. Списание может производиться по причине морального или физического износа оборудования.

Физический износ —  потеря или значительное снижение физических данных и материальных свойств объекта.  Это происходит как под влиянием внешних факторов, так и при длительной эксплуатации.

Моральный износ — невозможность использовать данное оборудование из-за того, что нет на него запчастей, или снизилась функциональность по сравнению с необходимой для работы предприятия.

В состав комиссии входят:

  • Председатель (чаще всего руководитель предприятия).
  • Главный бухгалтер.
  • Бухгалтер по учету ценностей предприятия.
  • Заведующий хоздеятельностью.
  • Материально ответственные лица.

Данная комиссия проводит осмотр оборудования, чтобы определить степень износа и возможность списания и последующей утилизации.

Стоит понимать, что есть разница между процессом утилизации и процессом уничтожения.

Утилизация предусматривает, что от объекта могут остаться материалы, детали, или он будет переработан вторично.

А уничтожение подразумевает полную ликвидацию списанного объекта, например его сожжение. При этом также оформляется акт об уничтожении.

В каких случаях составляется?

Есть несколько случаев, когда акт необходим. К таким относятся:

  • Если происходит ликвидация основного средства, который представляет опасность.
  • Если списывается для утилизации оборудование учреждения.
  • Если есть части объекта, которые должны сохраниться после процедуры. В таком случае в документации следует перечислить, какие элементы сохранены.

В любом случае важно отметить, что весь процесс утилизации и списания должен быть документирован в соответствии с законодательством

Примерная форма

Строго регламентированной формы акта не существует. В большинстве своем предприятия ориентируются на формы – ОС-3.

Но есть некоторые детали, которые отличаются в зависимости от специфики предприятия, а также от вида утилизируемых основных средств.

При этом независимо от того, составляется ли документ вручную или печатается на ПК — подпись должна быть ручкой синего или черного цвета, четко различаться.

В приказе должны быть перечислены все члены комиссии, которая назначается для данной процедуры.

Как составить бланк о передаче ОС после списания?

Для того, чтобы акт был составлен правильно, в нем должна в обязательном порядке содержать следующую информацию:

  • Название организации, в которой проводится утилизация списанных основных средств, а также ее правовой статус.
  • Основания для проведения процедуры. Обычно это документ о списании объекта с учета предприятия. Для списания материальных ценностей необходимо предварительно оставить акт инвентаризации.
  • Состав комиссии, с упоминанием всех ее членов и указанием их должностей.
  • Список основных средств, подлежащих передаче после их списания.
  • Место, где будет утилизировано оборудование, а также конкретный способ.
  • Список материалов или деталей, которые останутся после процедуры.
  • Назначение ответственного лица, которое примет все оставшиеся материалы.
  • Подпись комиссии, а также материально ответственного лица.

Также в обязательном порядке указывается дата документа. Если речь идет о утилизации опасных объектов, то в акте должно быть подтверждение, что при утилизации не нанесено ущерба окружающей среде.

В обязательном порядке акт оформляется в  нескольких экземплярах и раздается всем заинтересованным сторонам.

Скачать образец заполнения

Рано или поздно на любом предприятии приходится утилизировать или старое оборудование, или ненужные документы, а также устаревшие станки и объекты.

Для того чтобы правильно утилизировать объекты ОС, оборудованаие понадобится составить приказ, сделать инвентаризацию, затем создать комиссию, которая проследит за процессом и составит соответствующий акт.

Только в этом случае можно списать любые основные средства, в том числе и являющиеся материальными ценностями.

Важно не забыть вписать в акт все компоненты и детали, которые останутся после процедуры, если таковые имеются

Общие сведения

В различных ведомствах при частичной или полной замене служебных удостоверений испорченные или сданные работниками удостоверения необходимо уничтожать. Как правило, делают это не реже чем раз в полгода.

Процедуру осуществляет специально созванная комиссия. Ее формируют приказом на постоянной основе или периодически перед каждой процедурой уничтожения.

Порядок уничтожения служебных удостоверений следующий:

  1. Руководство ведомства издает приказ об уничтожении удостоверений.
  2. Комиссия берется за работу, определяет количество бланков и сданных удостоверений, которые необходимо уничтожить.
  3. Комиссия составляет акт, в котором фиксирует количество удостоверений, которые должны быть подвергнуты уничтожению, их номера, ФИО и должности сотрудников, кому эти бланки принадлежали. После того как материалы будут уничтожены, комиссия делает в акте соответствующую запись и в подтверждение этого факта ставит свои подписи.
  4. В журнале учета служебных удостоверений ответственное лицо ставит отметку. А также расписывается в акте.

Унифицированной формы такого бланка не существует. Каждое ведомство разрабатывает и закрепляет его специальным приказом. Например, бланк для МЧС РФ указан в приложении №6 к Инструкции о порядке изготовления, оформления и выдачи служебных удостоверений личному составу федеральной противопожарной службы Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, которая была утверждена приказом МЧС РФ от 17.05.2005 года №400.

К сведению! Данные действия — уничтожение негодных служебных удостоверений — также производят и частные охранные компании, а не только государственные учреждения.

Уничтожение документов

После проведения экспертизы ценности документов с истекшим сроком хранения и согласования вопросов по спорным документам составляется акт о выделении документов к уничтожению.

Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

При уничтожении документов должны соблюдаться следующие принципы:

  1. уничтожение должно быть санкционированным;
  2. уничтожение не должно затрагивать документы, касающиеся длящегося или предстоящего судебного разбирательства;
  3. уничтожение должно затрагивать не только оригиналы, но и копии документа;
  4. уничтожение должно проводиться с соблюдением коммерческой и иной тайны, конфиденциальности информации.

Обычно сначала составляются акты по структурным подразделениям, а затем — общий акт, по предприятию.

Форма акта утверждена приказом Минкультуры РФ №526 от 15.03.2015 (Приложение №21 к Правилам работы архивов). Вам останется лишь вписать свои данные в шаблон.

Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, состоит из следующих разделов:

  1. «шапка» документа с указанием названия документа, даты составления и номера документа, а также поля «Утверждаю», в котором указываются дата утверждения и проставляется должность, подпись и расшифровка подписи лица, которое утвердило акт;
  2. преамбула, содержащая в себе ссылку на нормативный документ, ставший основанием для определения сроков хранения документа и название фонда (организации), дела которой отобраны для уничтожения;
  3. основная часть, оформленная в виде таблицы, в которой перечисляются заголовки дел, выделенных к уничтожению. Заголовки удобнее группировать по структурным подразделениям. Если к уничтожению выделяется много однородных дел (например «Служебные записки»), то можно просто указать общий заголовок и обозначить количество дел;
  4. в резолютивной части указывается итоговое количество дел, выделенных для утилизации, цифрой и прописью;
  5. если организация передает документы на хранение в объединенный архив, в акт включается раздел об утверждении дел постоянного хранения ЭПК архива. Частным организациям, самостоятельно хранящим свои документы, такой отметки не требуется;
  6. подпись лица, ответственного за архив;
  7. номер и дата протокола заседания экспертной комиссии предприятия;
  8. отметка о передаче дел на уничтожение. Указываются вес бумажных дел и наименование электронного носителя, а также способ утилизации, проставляются дата, должность и подпись работника, передавшего документы для уничтожения;
  9. если уничтожаются документы, находящиеся в объединенном архиве, делается отметка о внесении изменений в учетные документы. Эта отметка также подтверждается подписью работника архива.

Уничтожение бумажных документов осуществляется физически: сжиганием, пропусканием через шредер и т.п.

Процедура может быть осуществлена как силами самого предприятия, так и силами сторонней организации. Прием-передача документов на уничтожение оформляется приемо-сдаточной накладной, а за погрузкой и вывозом документов следит работник архива или документационного обеспечения управления.

Не допускается использование документов с истекшим сроком хранения в качестве черновиков, а также выбрасывание их в общие мусорные корзины.

Самым надежным способом уничтожить электронный документ является уничтожение его физического носителя, однако допускаются и другие методы (стирание, перезапись, размагничивание и т.п.).

Статья 27 Федерального закона №125 от 22.10.2004 года оговаривает предусмотренную законодательством ответственность организаций за нарушения правил архивного хранения документов.

АКТ N _________ ОБ УНИЧТОЖЕНИИ ФЕДЕРАЛЬНЫХ СПЕЦИАЛЬНЫХ МАРОК

г. _______________ «__» __________ ____ г.
 
(полное и (или) сокращенное наименование и организационно-правовая форма организации, полное и (или) сокращенное наименование крестьянского (фермерского) хозяйства, фамилия, имя и отчество (при наличии) главы крестьянского (фермерского) хозяйства, фамилия, имя и отчество (при наличии) индивидуального предпринимателя)
 
(местонахождение организации или место жительства главы крестьянского (фермерского) хозяйства, индивидуального предпринимателя)
 
(адреса производств, хранения и поставок)
имеет лицензию на  
  (вид лицензируемой деятельности)
серия ________ N ____________________ , регистрационный N    
«__» ____________ ____ г., выданную   , срок действия по «__» __________ ____ г.
    (наименование лицензирующего органа)  

В случае аннулирования, приостановления или прекращения действия лицензии указать дату и номер решения.

Получил (получила, получило) по заявлению (заявлениям) о выдаче федеральных специальных марок

(указываются реквизиты заявления (заявлений))
по накладной (накладным)    
  (указываются реквизиты накладной (накладных))
федеральные специальные марки с надписью  
     

в количестве _____ штук.

Количество федеральных специальных марок, представленных к уничтожению, составляет ____ штук.

в количестве _____ штук
(федеральная специальная марка с надписью)  
  в количестве _____ штук
(федеральная специальная марка с надписью)  

Комиссия по уничтожению федеральных специальных марок в следующем составе:

(должность, Ф.И.О. членов комиссии)

Комиссией по уничтожению федеральных специальных марок произведено уничтожение

_________________ (___________________________)

(   )
(количество цифрами и прописью)

федеральных специальных марок в связи с

(причина уничтожения федеральных специальных марок с указанием количества федеральных специальных марок, уничтоженных по указанной причине)

Выборочным способом произведена проверка подлинности федеральных специальных марок с использованием

 
(наименование прибора) ,

устанавливающего подлинность федеральных специальных марок.

Уничтожение федеральных специальных марок произведено в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 29 декабря 2020 г. N 2348 «О маркировке алкогольной продукции федеральными специальными марками» в

(адрес места уничтожения)

Уничтожение федеральных специальных марок произведено методом

(способ уничтожения федеральных специальных марок)
с использованием фото- и (или) видеосъемки  
  (наименование средства фото- и (или) видеосъемки)
Приложение: реестр уничтоженных федеральных специальных марок, полученных по заявлению N ________ «__» ________ ____ г; на _____ листах в 1 экземпляре; (с указанием номера и даты заявления о выдаче федеральных специальных марок, образца федеральных специальных марок, серий и номеров уничтоженных федеральных специальных марок, номеров и дат накладных, по которым получены федеральные специальные марки, вид брака (брак до штрихкодирования/брак после штрихкодирования); фото- и (или) видеосъемка уничтожения неиспользованных, поврежденных и не соответствующих установленным требованиям федеральных специальных марок; копия приказа о назначении материально ответственного лица организации, сельскохозяйственного товаропроизводителя; документы, подтверждающие полномочия представителя организации, сельскохозяйственного товаропроизводителя.
Представители Федеральной службы по регулированию алкогольного рынка и (или) территориального органа Федеральной службы по регулированию алкогольного рынка:
     
(должность)   (подпись)   (Ф.И.О.)  
Представители организации или сельскохозяйственного товаропроизводителя (организации, индивидуального предпринимателя, крестьянского (фермерского хозяйства), признаваемых таковыми в соответствии с Федеральным «О развитии сельского хозяйства», осуществляющих производство алкогольной продукции на территории Российской Федерации, организации, осуществляющей ввоз в Российскую Федерацию алкогольной продукции, в том числе из государств — членов Евразийского экономического союза
     
(должность)   (подпись)   (Ф.И.О.)  

Представители иных федеральных органов государственной власти (в случае участия)

Второй экземпляр акта получен
     
(должность)   (подпись)   (Ф.И.О.)  
     
(должность)   (подпись)   (Ф.И.О.)  

Законодательное регулирование

Основным юридическим документом, регулирующим отношения в данной сфере, является Федеральный закон от 27.07.06 № 152-ФЗ «О персональных данных». Именно он определяет правила сбора, хранения и элиминации персональной информации, права и обязанности сторон и пр. При составлении акта об уничтожении персональных данных ссылаются именно на этот закон.

Кроме того, данную сферу регулируют и Трудовой Кодекс РФ (главы с 85 по 90), и методические рекомендации Роскомнадзора и ФСТЭК (Федеральной службы по техническому и экспортному контролю) России, и Постановления Правительства России (последнее из которых под номером 146 было принято 13.03.2019).

Административную ответственность за нарушения в данной сфере определяет ст. 13.11 КоАП РФ, а уголовную – ст. 137, 140 и 272 Уголовного Кодекса РФ. Права гражданина на возмещение материального ущерба и морального вреда определены статьями 15 и 151 Гражданского Кодекса РФ соответственно

Что представляет собой акт об уничтожении документов

В организациях данные процедуры проводятся регулярно. Ведь ежегодно на хранение в архив поступает множество бумаг. Однако нельзя просто так взять и выбросить даже те документы, которые уже считаются недействительными. Эта процедура должна быть правильно оформлена. И делается это при помощи соответствующего акта.

По сути, этот документ позволяет предприятию списать ненужные бумаги с баланса. Только после оформления такого документа можно приступать к утилизации. Делают это разными способами. Например, если документов немного, они просто сжигаются. Хотя при больших объемах делать это не рекомендуется. Огонь вредит экологии, да и не всегда удобно избавляться от документов именно таким способом.

Сегодня существуют специальные устройства, которые способны измельчать документы настолько, что они не подлежат восстановлению. Если говорить о крупных корпорациях, то для этих целей они часто обращаются в специализированные компании, которые занимаются уничтожением бумажной документации. Категорически не рекомендуется отправлять бумаги на макулатуру или просто выбрасывать в мусорный контейнер. Даже те документы, у которых истек срок действия, содержат определенную информацию. Необходимо сделать все возможное, чтобы она не попала к конкурентам и злоумышленникам, которые могут воспользоваться определенными сведениями в своих интересах.

Кто занимается утилизацией документа

Чтобы утилизировать бумаги, назначается специальная комиссия, которая должна состоять из двух и более человек. Как правило, сюда входят работники разных структурных подразделений. Хотя нет принципиальной разницы, кто именно будет заниматься данной процедурой. Желательно, чтобы в состав комиссии входил сотрудник того отдела, к которому относятся уничтожаемые документы. Каждый участник этой группы должен поставить в акте свой автограф.

Нужно знать, данная комиссия несет полную ответственность за правильное уничтожение документации. Здесь нужно быть предельно внимательным. Во-первых, необходимо предотвратить вероятность утечки информации. Во-вторых, бывают ситуации, когда по ошибке с ненужными документами утилизируются и те, срок действия которых еще не окончен. Необходимо сделать все возможное, чтобы не столкнуться с такой ситуацией.

Не стоит забывать, большинство первичных документов подлежит хранению на предприятии в течение пяти лет. Если такая документация будет уничтожена, организации грозят штрафные санкции

Подобные ситуации рассматриваются, как незаконное уничтожение важной документации, что вызывает подозрения в каких-либо мошеннических действиях. Стоит напомнить, за это членам комиссии может грозить не только административное наказание

За такие действия может грозить и уголовная ответственность.

КАК РАБОТАЕТ ЭК И КАКИМИ НПА РУКОВОДСТВУЕТСЯ?

В крупных организациях в состав экспертной комиссии (ЭК), как правило, включают нечетное количество работников – от трех до семи человек (это связано с голосованием на заседаниях).

Желательно, чтобы в состав комиссии вошли специалисты всех основных структурных подразделений: архива организации, службы ДОУ, отдела кадров, бухгалтерии, юридической службы, цехов (если таковые имеются).

Если организация является источником комплектования государственного, муниципального архива, в состав ЭК необходимо включить представителя (куратора) государственного, муниципального или ведомственного архива.

В небольшой организации и состав комиссии будет невелик. Как вариант – делопроизводитель (секретарь), главный бухгалтер, кадровик и, возможно, юрист. В отсутствие архива и архивиста, как правило, делопроизводитель готовит и отбирает документы к уничтожению, согласовывая все вопросы с бухгалтером, кадровиком и юристом. Он же является секретарем ЭК, который оформляет протоколы заседаний ЭК и составляет акт на уничтожение документов.

Индивидуальный предприниматель отбирает документы на уничтожение, составляет акт и подписывает его самостоятельно.

Выполнить такую работу также может организация, которая специализируется на архивной обработке документов.

При отборе документов на уничтожение ЭК руководствуется следующими нормативными правовыми актами (НПА) и другими документами:

• Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 18.06.2017, далее – Федеральный закон № 125-ФЗ);

• Федеральным законом от 02.03.2016 № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”» (принят Государственной Думой 17.02.2016, одобрен Советом Федерации 26.02.2016);

• Решением Верховного суда Российской Федерации от 04.02.2015 № АКПИ14-1405;

• Федеральным законом от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (ст. 50 «Хранение документов общества и предоставление обществом информации»);

• Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (в ред. от 16.02.2016, далее – Перечень 2010);

• Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 31.07.2007 (в ред. от 28.04.2011, далее – Перечень НТД);

• Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утверждено постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс);

• Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила 2015);

• Ведомственными и отраслевыми перечнями документов министерств, комитетов и подведомственных им учреждений, предприятий и организаций с указанием сроков хранения.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Уничтожать документы до проведения экспертизы ценности запрещается.

В ред. от 31.12.2017.

Пункт 4.5 Правил 2015.

Отбор документов, более не нужных

Оценка документации, подлежащей утилизации, проводится обычно ежегодно. Необходимо из всего архива выбрать те бумаги, хранить которые дольше уже нет необходимости, а этот срок может отличаться для разных типов документации. Одному человеку, даже в небольшой организации, справиться с такой работой очень сложно, велика вероятность ошибки. Поэтому правилами архивного дела рекомендуется назначать для проведения экспертизы специальную комиссию минимум из трех человек.

Рекомендуемый состав комиссии:

  • представитель руководителя;
  • бухгалтер;
  • юрист;
  • архивариус;
  • секретарь (кадровик);
  • один из сотрудников.

Задачи комиссии:

  • отобрать документы, не подлежащие дальнейшему хранению, установив факт истечения их срока хранения;
  • составить акт о предоставлении документации к уничтожению;
  • подготовить документы к утилизации.

ВАЖНО! Если на некоторых документах, отобранных для уничтожения, имеется гриф секретности, их нужно оформить отдельным актом

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector